Trong khi các nhân viên báo cáo trực tiếp cho bạn có thể biết bạn đang làm sai điểm nào nhưng họ thường không mấy sẵn lòng nói cho bạn biết.Bạn cần khá nhiều nỗ lực để tận dụng cấp dưới những người sẽ khuyên và hướng dẫn bạn quản lý thời gianBạn đang sử dụng thời gian của mình như thế nào? Một khi bạn đã xác định được các ưu tiên của mình, bạn cần xác định xem liệu bạn có đang sử dụng thời gian và cũng là tài sản quý giá nhất của bạn, để đạt được các ưu tiên đó hay không. Ví dụ như, nếu 2 ưu tiên chính của bạn là phát triển nhân viên cấp cao và mở rộng ra toàn cầu nhưng bạn lại đang sử dụng phần lớn thời gian của bạn vào các hoạt động trong nước và các vấn đề hành chính mà bạn có thể phân công, lúc đó bạn cần nhận ra rằng có một sự không thống nhất và bạn cần thay đổi.
Đây là một câu hỏi đơn giản, nhưng nhiều nhà lãnh đạo, bao gồm cả tôi, nhiều khi lại không thể trả lời một cách chính xác. Khi các nhà lãnh đạo cuối cùng cũngtheo dõi thời gian của mình thì họ thường ngạc nhiên với những gì họ nhận ra. Hầu hết chúng ta đều trải qua các giai đoạn khi các sự kiện không mong đợi và các xáo trộn hàng ngày khiến chúng ta trở nên thụ động hơn là chủ động thực hiện kế hoạch đã đề ra.Các khủng hoảng, ngạc nhiên, các vấn đế nhân sự và sự gián đoạn làm cho tuần làm việc trở nên không mấy sáng sủa. Tôi đã khuyên nhiều nhà lãnh đạo theo dõi cách họ sử dụng mỗi giờ hàng ngày của một tuần, và phân loại các giờ vào các loại hoạt động: ví dụ như phát triển kinh doanh, quản lý con người, và lên kế hoạch chiến lược. Trong hầu hết mọi trường hợp, các kết quả của bài tập này đã gây ngạc nhiên và thậm chí là kinh ngạc – với sự không thống nhất rõ ràng giữa các ưu tiên hàng đầu của họ và cách họ sử dụng thời gian của mình.
Ví dụ như, một vị giám đốc điều hành của một công ty sản xuất cỡ vừa đã nản lòng vì ông làm việc 70 tiếng 1 tuần và dường như không bao giờ theo kịp tiến độ. Cuộc sống gia đình của ông bị ảnh hưởng và,ở nơi làm việc, ông thường không có thời gian cho nhân viên của mình hay các khách hàng lớn.Tôi đã khuyên ông lùi lại và đánh giá lại cách ông quản lý thời gian từng giờ trong vòng một tuần. Chúng tôi ngồi lại để kiểm tra các kết quả và chú ý rằng ông đã sử dụng một lượng lớn thời gian để phê duyệt các chi phí của công ty, một vài khoản rất nhỏ vào khoảng 500 đô – trong khi công ty có doanh số bán hàng 500 triệu đô. Tại văn phòng của tôi, ông gặp khó khăn trong việc giải thích tại sao ông lại không phân công một phần trách nhiệm này; hóa ra hoạt động này là một sự để lại từ nhiệm kì trước khi công ty có quy mô nhỏ hơn rất nhiều. Bằng cách phân công việc phê duyệt các chi phí hoạt động định kì dưới 25.000 đô, ông nhận ra rằng ông có thể tiết kiệm đến 15 giờ mỗi tuần. Ông đã hết sức ngạc nhiên rằng mình đã không nhận ra vấn đề và thực hiện thay đổi đơn giản này sớm hơn.
Cách bạn sử dụng thời gian là một câu hỏi quan trọng không chỉ cho chính bạn mà cho cả đội ngũ làm việc cùng bạn. Mọi người có khuynh hướng nhận gợi ý từ người lãnh đạo trong việc quản lý thời gian – vì vậy, bạn muốn chắc rằng có sự thống nhất giữa các hành động của bạn, các ưu tiên kinh doanh của bạn và các hoạt động của đội ngũ của mình. Một vị giám đốc điều hành khác của một công ty dịch vụ chuyên nghiệp với 300 nhân viên và tốc độc tăng trưởng nhanh đã nhận ra rằng, để xây dựng công ty, các giám đốc cấp cao cần phát triển mối quan hệ chặt chẽ và thực chất hơn với các khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc các nhà quản trị cấp cao cần nhiều thời gian ngoài văn phòng hơn trong các cuộc họp với khách hàng. Khi được hỏi cách ông sử dụng thời gian, vi giám đốc điều hành đã không thể trả lời .Sau khi theo dõi trong 1 tuần, ông đã bị sốc khi nhận ra rằng ông đã dành một phần lớn thời gian cho các công việc hành chính liên quan đế việc quản lý công ty. Ông nhận ra sự chú ý mà ông dành cho những vấn đề này đã không phản ánh được các ưu tiên của công ty và đã gửi một thông điệp sai cho nhân viên viên của mình. Ông lập tức bắt đầu thúc ép chính mình để phân công một số lượng các công việc hành chính và tăng lượng thời gian ông làm việc với khách hàng, và tạo nên một hình mẫu sống động cho nhân viên của mình. Ông chỉ đạo từng giám đốc cấp cao làm các bài tập phân phối thời gian tương tư để đảm bảo rằng họ đang dành đủ thời gian cho các khách hàng.
Đương nhiên, cách mà một nhà lãnh đạo sử dụng thời gian của mình còn tùy theo yêu cầu của công viêc, vốn phụ thuộc vào thời gian trong một năm, các thay đổi nhân sự, và các nhân tố bên ngoài. Điều quan trọng ở đây là dù bạn quyết định điều gì, việc phân phối thời gian cần là một quyết định sáng suốt phù hợp với mục tiêu và các ưu tiên của công ty. Với áp lực vận hành một công ty, việc mất tập trung là điều dễ xảy ra, vì vậy bạn cần hỏi bản thân câu hỏi này thường xuyên.Giống như khi bạn lùi lại và đánh giá một quyết định đầu tư quan trọng, bạn cần bình tĩnh đánh giá cách bạn đầu tư thời gian của mình
Theo Khắc Hiếu
