Bí quyết duy trì sự khẩn trương

Với những công việc đòi hỏi thời gian hoàn thành chỉ vài ngày thì việc tạo cho đội ngũ nhân viên bầu không khí khẩn trương để tập trung dứt điểm không phải là điều khó, nhưng sẽ nan giải hơn nếu nhà quản trị phải thổi được luồng không khí khẩn trương thường trực đối với các công việc phải thực hiện dài ngày, chẳng hạn suốt cả quá trình thực hiện một dự án.

Một công ty xây dựng đã chia sẻ kinh nghiệm sau.Họ được giao thi công một sân vận động với điều kiện không được phá bỏ sân vận động cũ cho đến khi sân vận động mới được khai trương. Lý do là phòng hờ trường hợp sân vận động mới hoàn thành trễ hạn thì vẫn còn sân cũ để sử dụng. Do sân cũ vẫn nằm đó nên nó trở thành vật cản tâm lý. 

Việc thúc đẩy mọi người, kể cả các thầu phụ hoàn thành theo kế hoạch đúng hạn là rất khó. Ai cũng nghĩ là nếu có bị kéo dài thời hạn thi công thì sẽ không bị phạt. Đối diện trước vấn đề này, họ đã hỏi kinh nghiệm của một số đơn vị từng thành công trong việc tạo ra “khí thế” dài hạn và thu được ba bí quyết quan trọng là:

1. Bám sát lịch trình để luôn duy trì một không khí khẩn trương.

2. Chọn những thời điểm thích hợp để tổ chức sơ kết thành tích đã đạt nhằm động viên tinh thần lao động của đội ngũ công nhân.

3. Làm nổi bật thời hạn hoàn thành công trình để mọi người luôn thấy được mốc thời gian mà phấn đấu, ví dụ gần đến hạn định thì có đồng hồ đếm thời gian còn lại là bao nhiêu ngày.

Ngay từ lúc bắt tay vào khởi công cho đến những thời điểm kết thúc một giai đoạn của dự án, các công ty trên đều chọn các nghi thức đánh giá, sơ kết, công nhận thành tích, thông tin tuyên truyền cả trong nội bộ và ra bên ngoài. Những hoạt động như vậy ngoài tác động thúc đẩy lòng nhiệt tình lao động của toàn tập thể còn được xem là cách để cho mọi người thấy được dự án đã đi đến đâu và còn bao lâu nữa sẽ đến ngày kết thúc. 

Những dịp như vậy đồng thời cũng gây áp lực lên những người tham gia công trình vì họ có cảm giác thời gian dành cho công việc đang cạn dần.Một khi thời gian trở thành vốn quý thì ai cũng phải chạy đua với nó.Đây là một thuật quản lý cần vận dụng khi thực hiện những công việc dài hạn.

Một cách khác cũng thường được các nhà quản trị dự án vận dụng là luôn tạo cho mọi người tham gia công trình dài hạn thấy rằng kết quả công việc hằng ngày luôn được ghi nhận trên lịch trình chung. Sự xác nhận đó tạo ra một cảm giác chung là công việc của cả tập thể đang từng ngày tiến dần về đích. Mọi diễn biến được đánh dấu trên lịch trình và mỗi ngày đều có những sự kiện thời sự được chọn lọc để thông báo. Tác dụng của thông báo là thúc đẩy mọi người dù còn thời gian nhưng vẫn phải cố gắng giữ cho được nhịp độ khẩn trương cần thiết, không phí phạm thời gian, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, vừa mệt mỏi, vừa thiếu an toàn.

Để làm cho lịch trình công việc dài hạn trở nên gấp rút hơn, đơn vị xây dựng được giới thiệu ở đầu bài viết còn tìm cách làm cho kết quả cuối cùng xuất hiện với những hình ảnh hoàn thiện dần theo thời gian. Đối với dự án xây dựng sân vận động, ngoài toàn cảnh thiết kế của sân in khổ lớn được gắn trên pa-nô ngay lối vào công trường, trên bảng thông báo, cứ sau mỗi tuần hoặc mỗi tháng lại có những hình ảnh sân vận động ngày càng hiện rõ. Kết quả hiện dần theo ngày tháng không chỉ tăng thêm mức độ phấn khởi cho cả tập thể, mà còn thúc đẩy mọi người đề xuất những ý tưởng, giải pháp hay để rút ngắn lịch trình hoặc nâng cao chất lượng, hiệu quả.

Có thể do không tích lũy được kinh nghiệm chỉ huy, điều hành các công trình lớn, vẫn có nhiều công ty gặp khó khăn trong việc duy trì không khí lao động khẩn trương khi thực hiện dự án. Chính cảm giác mở màn “không kèn không trống”, hằng ngày mọi người cứ tuần tự vào việc, đổi ca, không có mấy ai quan tâm đến tốc độ thực hiện công trình đã khiến cho công trình trở nên ì ạch, lạnh lẽo và dễ rơi vào tình trạng bị ách tắc giữa chừng, không thể hoàn thành đúng hạn định.

Những người quản lý dự án dù có đủ các các phần mềm quản lý dự án và những công cụ hỗ trợ hiện đại khác cũng không thể cưỡng lại được sức ì của công trình, mà nguyên nhân là bản thân mỗi người tham gia không có tâm lý khẩn trương cần thiết.

Công việc dài hạn diễn ra trong một không gian lý tính nhưng hóa ra, những bài học thành công rút ra ở trên lại là việc vận dụng các biện pháp tâm lý và cảm tính. Càng liên quan đến những công việc dài hạn, những biện pháp ấy càng trở nên cần thiết hơn.