Nghệ thuật dự báo doanh thu – chi phí

Dự báo chính xác doanh thu và chi phí không chỉ mang tính khoa học mà là cả một nghệ thuật. Và môn nghệ thuật này có những bí quyết riêng.

Việc dự đoán doanh thu và chi phí trong giai đoạn khởi nghiệp khi mọi thông số tài chính còn quá mơ hồ là cả một nghệ thuật. Nhiều chủ doanh nghiệp thường bỏ qua khâu này vì cho rằng mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nhà đầu tư sẽ không rót vốn vào công ty nếu bạn không thể đưa ra các dự báo tài chính chi tiết. Điều quan trọng hơn là các dự báo tài chính hợp lý sẽ giúp bạn kiểm soát tốt chi phí, phát triển các kế hoạch nhân sự cũng như kinh doanh.

Như vậy, làm thế nào để xây dựng các dự báo tài chính khi công việc kinh doanh của bạn chỉ mới bắt đầu và bạn cũng chưa có kinh nghiệm. Sau đây là một số nguyên tắc cần nắm.

Trong giai đoạn khởi nghiệp, sẽ dễ dàng hơn nhiều khi dự báo chi phí hơn là doanh thu. Vì thế, bạn hãy bắt đầu bằng việc ước tính các khoản chi phí thường gặp nhất như sau:

Chi phí cố định/chi phí hoạt động (overhead): Tiền thuê văn phòng, hóa đơn tiền điện, nước…, chi phí điện thoại/dịch vụ viễn thông, chi phí hạch toán kế toán, các loại phí liên quan đến pháp lý/bảo hiểm/cấp phép, chi phí bưu chính, công nghệ, chi phí quảng cáo và marketing, chi phí tiền lương (Overhead là tất cả các khoản chi phí không bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp hoặc các chi phí quản lý).

Chi phí biến đổi (variable cost):

Giá vốn hàng bán (các chi phí phải chịu trong quá trình sản xuất ra sản phẩm) gồm chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí đóng gói, bao bì.

Chi phí lao động trực tiếp gồm dịch vụ khách hàng, bán hàng trực tiếp, marketing trực tiếp.

Và dưới đây là những bí quyết để dự đoán chi phí một cách chính xác:

Tăng gấp đôi con số ước tính đối với chi phí marketing và quảng cáo, vì các khoản chi phí này luôn cao hơn so với dự tính ban đầu.

Tăng gấp ba lần con số ước tính đối với các khoản phí liên quan đến pháp lý, bảo hiểm và cấp phép, vì chúng rất khó dự đoán đặc biệt khi bạn chưa có kinh nghiệm gì trong việc này. Hơn nữa, một thực tế là các khoản phí này hầu như lúc nào cũng có xu hướng vượt ngoài dự tính ban đầu.

Thường xuyên theo dõi chi phí bán hàng trực tiếp và dịch vụ trực tiếp, vì chắc chắn bạn sẽ muốn dự báo các khoản chi phí này một cách chi tiết khi lượng khách hàng của bạn tăng lên.

Nhiều chủ doanh nghiệp thường cảm thấy phân vân giữa việc chọn một cái nhìn khiêm tốn, thận trọng về doanh thu hay là một giấc mơ đầy tham vọng để tạo động lực phấn đấu cho bản thân và thúc đẩy tinh thần làm việc của những người khác.

Thay vì chỉ dự báo một cách thận trọng, bạn nên nuôi dưỡng giấc mơ của mình và lập ra một số dự báo tham vọng. Bởi lẽ, bạn sẽ không thể trở thành một doanh nghiệp lớn nếu không nghĩ lớn. Bằng cách lập ra cả hai kịch bản về dự đoán doanh thu, bạn sẽ buộc mình phải tạo ra những giả định thận trọng và bên cạnh đó, có một số giả định lạc quan.

Chẳng hạn, kịch bản thận trọng của bạn có thể gồm các giả định như sau: khung giá bán thấp, chỉ có 2 kênh marketing, không có nhân viên kinh doanh, chỉ có một sản phẩm hoặc dịch vụ mới được tung ra mỗi năm trong 3 năm đầu tiên hoạt động.

Trong khi đó, kịch bản doanh thu đầy tham vọng của bạn lại có những giả định như sau:

(1) khung giá thấp đối với hàng hóa cơ bản nhưng bên cạnh đó, áp dụng khung giá cao hơn đối với sản phẩm cao cấp;

(2) Có từ 3-4 kênh marketing do bạn và một giám đốc marketing quản lý;

(3) Có 2 nhân viên kinh doanh được trả theo hoa hồng;

(4) Có một sản phẩm/dịch vụ mới được giới thiệu trong năm đầu tiên, thêm 5 sản phẩm/dịch vụ được tung ra đối với mỗi phân khúc thị trường trong năm thứ hai và thứ ba.

Với việc dám nghĩ lớn và đưa ra những dự báo đầy tham vọng, bạn có nhiều khả năng tạo ra những ý tưởng mang tính đột phá hơn cho doanh nghiệp mình.

Sau khi đưa ra những dự báo tham vọng về doanh thu, các chủ doanh nghiệp thường dễ bỏ qua phần chi phí. Nhiều người chỉ chú trọng vào việc đạt các mục tiêu doanh thu đề ra và cho rằng chi phí có thể được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế nếu chỉ tiêu doanh thu không thực hiện được. Ở đây, lối suy nghĩ tích cực có thể giúp bạn tăng doanh số. Tuy nhiên, nếu suy nghĩ “quá tích cực” thì coi chừng bạn sẽ không đủ tiền để thanh toán các hóa đơn, thường không được quan tâm quản lý một cách đúng mức.

Cách tốt nhất để cân đối dự báo doanh thu với dự báo chi phí là kiểm tra các chỉ số tài chính cơ bản. Chẳng hạn:

Tỉ suất lãi gộp: Hay nói cách khác là tỉ lệ giữa tổng chi phí trực tiếp (tức giá vốn hàng bán) với tổng doanh thu trong một quý hoặc một năm nào đó. Công thức tính tỉ suất lãi gộp là lấy lãi gộp/doanh thu hoặc lấy (doanh thu – giá vốn hàng bán)/doanh thu.

Đây là một trong những chỉ số mà các doanh nghiệp thường có xu hướng “vung tay quá trán” trong việc dự đoán, trong khi thực tế năng lực quản lý giá vốn của họ không hiệu quả. Hãy cẩn thận đối với những giả định làm cho tỉ suất lãi gộp tăng từ 10% lên 50%.

Tỉ suất lợi nhuận hoạt động: Nếu tỉ suất lãi gộp phản ánh hiệu quả quản lý giá vốn của doanh nghiệp thì tỉ suất lợi nhuận hoạt động lại thể hiện hiệu quả quản lý mọi chi phí hoạt động, bao gồm cả chi phí trực tiếp, chi phí bán hàng lẫn chi phí quản lý (không gồm chi phí lãi vay).

Ví dụ, tỉ suất lợi nhuận hoạt động 12% có nghĩa là doanh nghiệp tạo ra được 0,12 đồng (trước lãi vay và thuế) đối với mỗi đồng doanh thu. Công thức tính tỉ suất lợi nhuận hoạt động là lấy thu nhập trước lãi vay và thuế (EBIT)/doanh thu.

Khi doanh thu tăng, nếu chi phí bán hàng và chi phí quản lý chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ trong tổng chi phí thì tỉ suất lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cải thiện. Một sai lầm nhiều chủ doanh nghiệp thường mắc phải là dự báo điểm hòa vốn quá sớm và nghĩ rằng họ sẽ không cần nhiều vốn để đạt được điểm hòa vốn này (Điểm hòa vốn là khi doanh thu làm ra chỉ vừa đủ để trang trải các chi phí. Hay nói cách khác là tại điểm hòa vốn, doanh nghiệp bắt đầu thu được lợi nhuận).

Tổng số nhân viên trên mỗi khách hàng: Nếu dự định phát triển công việc một mình, bạn phải quan tâm đặc biệt đến hệ số này. Tính chỉ số này bằng cách chia số nhân viên tại công ty cho số khách hàng bạn có. Hãy tự hỏi liệu bạn có muốn một mình quản lý nhiều khách hàng như thế trong 5 năm khi công việc kinh doanh đã tiến triển. Nếu không, bạn sẽ cần phải thay đổi các dự báo doanh thu hoặc chi phí tiền lương hoặc là cả hai.