CABs và TABs, phương tiện quản trị doanh nghiệp lý tưởng cho CEO

Môi trường cạnh tranh khiến cho cả thị trường lẫn khách hàng trở nên mỏi mệt. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể đủ sức chi trả cho họat động nghiên cứu thị trường, trong khi việc nghiên cứu thứ cấp có thể tỏ ra rất hữu ích nhưng không phải lúc nào nó cũng nêu ra được vấn đề mà C-Suite đang đối mặt. Vậy một CEO hay nhóm lãnh đạo của công ty cần phải làm gì để bắt mạch được thị trường cũng như hòa hợp được với nhu cầu và mong muốn của người tiêu dùng? Hãy tạo ra các ban tư vấn chuyên trách về người tiêu dùng và các vấn đề kỹ thuật – những ban này được gọi là CABs và TABs. Những ban này bao gồm nhiều chuyên gia từ bên ngoài có khả năng cung cấp những hiểu biết cần thiết về nguyện vọng của công ty ở phạm vi rộng lớn hơn, đồng thời cũng tạo ra những nguồn lực quan trọng tác động đến thị trường.

CABS và TABs nâng cao khả năng thành công của công ty bạn khi tìm được những người có khả năng hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng và thường xuyên nắm bắt được các vấn đề đòi hỏi phải quyết định tức thời. Những người tham gia vào đội ngũ CAB và TAB có thể đồng thời cung cấp cho bạn hiểu biết chiến lược về yêu cầu của thị trường cũng như các phản hồi về sản phẩm. Bằng cách lắng nghe đội ngũ thành viên CAB và TAB, bạn sẽ thu được những thông tin quan trọng cần thiết để tạo ra những giải pháp cạnh tranh hơn, đồng thời mang đến cho khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng một giá trị thương mại lớn hơn.

Nhờ các ban tư vấn, doanh nghiệp có thể tiếp cận được với những nhu cầu và nhận thức của người tiêu dùng. Do đó, CABs và TABs rất phù hợp cho việc thông qua các sản phẩm mới và những ý tưởng độc đáo, tung ra thông tin cạnh tranh và nghiên cứu các chiến lược, dự án kinh doanh cũng như công nghệ cho tương lai. CABs và TABs còn giúp công ty xác định và giải quyết các vấn đề về thực thi chiến lược, hiểu biết rõ hơn về lĩnh vực kinh doanh, am hiểu thêm về kinh doanh, xu hướng của công nghệ và sản phẩm cũng như những ưu tiên và thử thách. 

Việc tuyển chọn thành viên và cấp quản lý cũng tương tự như cho các ban CABs và TABs vậy, điều khác biệt chính là típ nhân viên nào sẽ được chọn và tiêu chí hoạt động của ban ra sao. Ban Tư Vấn Kỹ Thuật -TABs phải là nơi cung cấp những hiểu biết và phản hồi về các vấn đề kỹ thuật, công nghệ và đặc biệt cần chú trọng đến xu hướng phát triển của công nghệ, khuynh hướng nào nổi bật hay những thỏa hiệp, tình báo trong cạnh tranh ỡ lĩnh vực kỹ thuật. Chính vì thế, nhân viên thuộc ban này bắt buộc phải có kiến thức kỹ thuật chuyên sâu và phải có năng lực nữa. 

Ban tư vấn khách hàng – CABs thì tập hợp những con người có khả năng đưa ra một bức tranh tổng thể xoay quanh việc kinh doanh và các vấn đề phát sinh trên thị trường. Do đó, nhân viên của CAB cần có sự nhạy bén trong kinh doanh và quan tâm đến các vấn đề kinh tế toàn cần, kinh doanh và thị trường. 

Khi bạn bắt đầu thành lập đội ngũ và tuyển chọn thành viên, hãy luôn đặt mục đích hoạt động của nhóm tư vấn lên hàng đầu. Ở đây không có chuyện đưa bạn bè thân quen vào các vị trí và trông đợi họ nói ra những gì bạn muốn nghe. Vấn đề chính là cần thành lập một nhóm người có thể cung cấp cho bạn những hiểu biết cần thiết cho công việc kinh doanh đang mở rộng, xu hướng và khó khăn của thị trường, các lĩnh vực cần nâng cao năng suất và những thông tin quan trọng khác phục vụ cho quá trình đưa ra những quyết định mang tính chiến lược, chiến thuật cũng như phát triển sản phẩm và các chiến lược cạnh tranh.ceo3

Khi thành lập ban tư vấn, phải quyết định rõ, đâu là mục đích và sứ mệnh của ban. Như đã đề cập trước đó, ban tư vấn sẽ đưa ra những cách thức nghiên cứu thị trường nên thông thường, mục đích và sứ mệnh của ban này đều liên quan đến hoạt động nghiên cứu. Và theo đó, sứ mệnh của ban tư vấn thường tập trung vào việc nắm bắt xu hướng thị trường và xu hướng kinh doanh, nhu cầu của thị trường, những dự án kinh doanh, dự án công nghệ, các khoản đầu tư và các quyết định thông qua dự án kinh doanh hay sản phẩm mới. Còn mục đích của ban tư vấn là giúp bạn chắc chắn rằng quyết định của mình là phù hợp với thị trường. 

Một khi sứ mệnh và mục đích đã rõ ràng, hãy mời từ 12-15 cá nhân tham gia và hãy chắc rằng họ phù hợp với những thị trường mục tiêu và mô hình nghiên cứu khách hàng lý tưởng mà công ty bạn đặt ra. Nhờ vào sự tham gia của họ, bạn sẽ hiểu biết thấu đáu hơn về thị trường và đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, phải luôn kiểm soát được tình hình để tránh trường hợp các thành viên trong ban tư vấn sa vào việc đấu đá nhau. 

Bạn cần phải mời những người có thể đưa ra lời khuyên cho những yêu cầu xoay quanh các phương thức kinh doanh và khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Bạn sẽ cần phải mời nhiều người cùng tham gia hơn nữa vì không phải ai cũng có khả năng trở thành thành viên của ban tư vấn được. Mục tiêu đặt ra là bạn cần phải có ít nhất là 10 người. 

Hãy mở rộng quá trình mời gọi của cá nhân bạn bằng việc gọi điện thoại hay viết thư cho từng người, yêu cầu họ làm việc một nhiệm kỳ từ 1-2 năm ở ban cố vấn với nhiệm vụ là đưa ra những phản hồi trung thực (từ thị trường hay người tiêu dùng). Bạn hãy thông báo rõ rằng, họ sẽ phải gặp mặt nhau ít nhất là 2 lần và nhiều nhất là 4 lần một năm, mọi phí tổn về đi lại đều được công ty chi trả. Bạn sẽ cần thành lập một ban tư vấn mà cả thành viên mới hay cũ đều bắt tay vào làm việc cùng một lúc. 

Bạn cần hiểu rõ rằng, thông tin được chia sẻ và nghiên cứu thường rất nhạy cảm và cơ mật. Cho nên, chỉ nên mời những ai mà bạn có thể tin tưởng và đánh giá cao lời khuyên của họ. Hãy chọn những ai đưa ra được những quan điểm rõ ràng.

Cần phải chấp nhận đầu tư và tốn nhiều công sức để vận hành ban tư vấn. Vẫn có những chi phí gắn liền với các hoạt động của ban, dù nó rẻ hơn nhiều so với chi phí thực hiện khảo sát sơ cấp. Nếu không đi vào trọng tâm và có sự quản lý tốt, ban tư vấn sẽ không làm được gì và dễ tan rã. Các công ty thường hay cắt cử kỹ sư, nhân viên sản xuất hay nhân viên bán hàng quản lý ban mình. Nhưng đây chính là một sai lầm. Nhân viên bán hàng có những kỹ năng bán hàng nhưng CABs và TABs cần những người biết lắng nghe. Và những buổi họp của CAB và TAB không giống như những cú điện thoại bán hàng. Cũng như, việc cần làm không phải là đi thuyết phục người ta tin vào giá trị sản phẩm của bạn. CABs và TABs chú trọng đến việc biết lắng nghe, theo nhịp thị trường và tập trung những đóng góp có giá trị. Do đó, hãy chọn ái đó từ đội ngũ quản lý hay marketing để điều hành ban tư vấn này.

Mỗi một ban như thế cần vạch cho mình một sứ mệnh cụ thể, một hệ thống quy tắc được công bố rộng rãi, những buổi họp và các hội thảo chuyên đề. Ngày giờ họp, khâu hậu cần và các chương trình hội thảo chuyên đề cần được công bố rộng rãi trước ít nhất 2 tháng để các thành viên có thể sắp xếp lịch làm việc, di chuyển và chuẩn bị cho buổi họp. Vì bạn rất cần những ý kiến đóng góp xác đáng nên hãy khuyến khích mỗi thành viên chuẩn bị bài phản hồi và nhận xét về các vần đế trong buổi hội thảo. Biên bản các cuộc họp cần được lưu giữ lại và gủi cho thành viên tham dự. Thông tin giữa công ty và ban tư vấn cũng nên được trao dổi với nhau. Một khi công ty đã có được thị trường quan trọng và những đóng góp quý báu cho quá trình cạnh tranh, phát triển sản phẩm, công ty nên chuyển giao những thông tin kinh tế và thông tin về công ty, lĩnh vực kinh doanh có liên quan cho các thành viên ban tư vấn.

Cần tổ chức những cuộc họp nội bộ để xem xét các biên bản họp và đưa ra quyết định. Ban tư vấn đưa ra những cách không chính thức để thực hiện nghiên cứu thị trường nhưng cũng cần một quy trình chính thức xoay quanh việc điều hành quản lý ban tư vấn cùng các thành viên.

Hãy nhớ rằng, mục đích các buổi họp là nhằm vào việc xây dựng, đóng góp. Theo đó, mỗi buổi họp như một buổi thảo luận nhóm nhỏ. Cho nên thông thường là cần đầu tư thêm vào đối tác thứ ba để hỗ trợ cho các buổi họp. Buổi họp có thể diễn ra ngay tại công ty hoặc ở các nơi trung lập như phòng họp khách sạn và có thể kéo dài khoảng nửa ngày hay lâu hơn. Trong mỗi cuộc họp, cần dành thời gian cho các bài giới thiệu và nhận định về nội dung thảo luận. Các thành viên ban tư vấn sẽ có cơ hội thuyết trình nhưng thông tin liên quan đến nội dung chuyên đề mà họ đã chuẩn bị. Phần thuyết trình có thể bao gồm các vấn đề như khó khăn trong thị trường, xu hướng phát triển, những thách thức trong kinh doanh, kế hoạch đầu tư chiến lược, đầu tư công nghệ, những sáng kiến kinh doanh và các nhân tố dẫn đến thành công. Theo cách làm này, không chỉ công ty của bạn được lợi từ ban tư vấn mà mỗi thành viên đều được lợi thông qua quá trình học hỏi lẫn nhau. Trong quá trình thuyết trình, người cố vấn nên gợi mở các cuộc thảo luận xoay quanh chủ đề của cuộc họp, đưa ra nhiều câu hỏi mang tính chuyên môn cao nhằm thu thập những đóng góp đặc biệt từ các cá nhân. Thông thường, nhóm tư vấn cần đưa ra những vấn đề thảo luận như đường lối phát triền sản phẩm, công nghệ,xu hướng thị trường và xu hướng kinh tế, chất lượng dịch vụ và nguồn hỗ trợ, phân tích đối thủ cạnh tranh và những biện pháp thực hiện tối ưu.

Công ty cần chuẩn bị bữa ăn, các tiện nghi cho người tham dự buổi họp cũng như trả những khoản phí, khoản bồi hoàn cho người hỗ trợ của bên thứ ba.

Tại sao lại cần đến bên thứ ba? Vì, bên thứ ba sẽ giúp tránh được những thiên lệch. Việc tình cờ sắp xếp nhân viên công ty điều khiển các buổi họp và thảo luận vô tình đã khiến những buổi này có thể đi lệch theo một chiều hướng nào khác Hơn nữa, đối tác thứ ba có thể đề nghị một môi trường thiết kế phù hợp với quan điểm và lựa chọn của ban tư vấn, giúp việc trình bày quan điểm được thoải mái. Một người cố vấn giỏi cần có khả năng nhìn thấy những điểm sáng trong quá trình thảo luận, những phát hiện quan trọng trong tài liệu nghiên cứu và đưa ra gợi ý hành động.

Đóng góp từ ban tư vấn có thể và nên có ảnh hưởng quan trọng đến công ty, do đó, ban quản lý cấp cao hơn cần luôn chào đón những cơ hội hợp tác cùng các thành viên CAB và TAB. Cấp quản lý nên thể hiện rằng họ đánh giá cao việc các thành viên ban tư vấn làm để đầu tư cho tương lai của công ty như thế nào qua hành động cùng ăn trưa, ăn tối hay tham gia vào các buổi họp rút kinh nghiệm. Chúng tôi cũng kiến nghị rằng công ty cần nhanh chóng cân nhắc kết quả của các buổi họp và đưa ra phương hướng hành động, làm như thế, cũng cho các thành viên ban tư vấn thấy được đóng góp của họ được trân trọng như thế nào.

CABs và TABs cung cấp cho các công ty cách thức vừa rẻ tiền, vừa quý giá để đạt được sự am hiểu chiến lược, thu được các ý kiến phản hồi và hiểu thấu những vấn đề ảnh hưởng đến yêu cầu và quyết định của người tiêu dùng cũng như ảnh hưởng đến triển vọng kinh doanh.

Kiến thức có được từ đóng góp của ban tư vấn có thể giúp công ty thuộc bất kỳ quy mô nào bắt nhịp thị trường, tạo ra những giải pháp cạnh tranh, thiết lập những ưu tiên cho chiến lược và sản phẩm và quyết định cách thức nào sẽ mang đến nhiều giá trị kinh doanh.