Chuyển tầm nhìn và chiến lược kinh doanh thành kế hoạch hành động

Giáo sư Robert Kaplan và David Norton đã xây dựng balanced scorecard để giúp chuyển tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành kế hoạch hành động.

Kĩ thuật này biến việc lên kế hoạch chiến lược trở thành xương sống của bất kì doanh nghiệp nào. 2 vị giáo sư đã chỉ ra rằng việc phân tích các chỉ số tài chính, vốn chỉ là xem xét lại hiệu quả hoạt động đã xảy ra và không thể hỗ trợ đưa ra các quyết định đầu tư dài hạn. Những con số đó không thể hiện giá trị một doanh nghiệp có thể tạo ra trong tương lai.

Balanced scorecard sử dụng phương pháp tiếp cận tổng hợp nhằm phân tích quy trình thu thập và xử lý thông tin trước khi đưa ra quyết định đầu tư hay những vấn đề khác. Ngoài ra, nó cũng đề cao tầm quan trọng của thông tin phản hồi từ phía khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên, cũng như những quy trình liên quan tới dữ liệu, công nghệ và sự đổi mới nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Balanced scorecard được xây dựng dựa trên các ý tưởng quản trị khác, ví dụ như quản trị chất lượng toàn diện (TQM) với mục đích tạo ra một công cụ quản trị chiến lược. Sự khác biệt chính giữa balanced scorecard và các phương pháp quản trị khác là việc sử dụng triệt để thông tin phản hồi từ quy trình kinh doanh nội bộ cho tới kết quả của các chiến lược kinh doanh thông qua đó xác định và hiểu rõ hơn đâu là vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

Áp dụng công cụ này đòi hỏi phải thay đổi tư duy rất nhiều. Việc thu thập và chia sẻ thông tin toàn diện về doanh nghiệp trong môi trường văn hóa doanh nghiệp xem thông tin là sức mạnh đòi hỏi sự thay đổi đáng kể về hành vi và thái độ làm việc.

Bên cạnh đó, trở nên có trách nhiệm với kết quả tạo ra sẽ đòi hỏi nhân viên phải tăng cường khả năng học hỏi lẫn nhau và trong những tình huống cụ thể. Sẽ có người cảm thấy rất khó khăn khi chấp nhận làm việc trong một môi trường “mở” như vậy.

Dựa vào nguyên tắc “cái gì đo lường được sẽ thực hiện được”, doanh nghiệp sẽ cảm thấy dễ dàng tập trung hơn vào những mục tiêu kinh doanh theo thứ tự ưu tiên bằng phương pháp balanced scorecard. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng doanh nghiệp nào thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động sẽ kinh doanh hiệu quả hơn những doanh nghiệp khác.

Doanh nghiệp cần thiết lập mức độ ưu tiên cho những nỗ lực và nguồn lực của mình, kĩ thuật này, cũng là một nguyên tắc chỉ ra cách quản lí và kêu gọi mọi người tham gia vào quy trình đưa ra quyết định.

Sử dụng hệ thống và quy trình sẵn có. Một khi quy trình phản hồi được đưa vào sử dụng, bạn sẽ có thể phản hồi và rút ra bài học từ những quy trình kinh doanh cốt lõi. Việc đầu tiên cần làm những việc sau:

– Tạo ra chuẩn đo lường cho tất cả hệ thống và các kết quả đạt được;

– Truyền tải định hướng/tầm nhìn/chiến lược;

– Đẩy mạnh kế hoạch hành động để đạt được hiệu quả vận hành ở cấp độ cao hơn;

– Đơn giản hóa quy trình học hỏi giữa các nhân viên và quy trình kinh doanh;

– Giúp nhân viên cải thiện thái độ làm việc.

Thiết lập những chuẩn mục mới đã thông qua sự nhất trí của toàn thể nhân viên, với mục đích điều chỉnh thái độ làm việc và theo dõi sự tiến bộ của cả nhóm. Ghi nhận những tiến bộ so với tiêu chuẩn đề ra và thưởng cho những thay đổi mang tính chất tích cực.

Những tiêu chuẩn mới có thể là các nhân viên cần sẵn sàng tiếp thu, tìm hiểu và chia sẽ những cái mới trong quá trình làm việc. Điều này có nghĩa là mọi người trở nên thoải mái khi chia sẻ thông tin và sáng kiến mới. Tránh những thái độ làm việc khiến năng xuất giảm sút, ví dụ những lời bình luận mang tính tiêu cực, quản lí một chiều và dìm thông tin.

Thảo luận nhóm và thống nhất những hành vi, thói quen làm việc hằng ngày; xác định thành quả sẽ đạt được khi những tiêu chuẩn hoạt động và mục tiêu được đáp ứng. Việc thu được kết quả dựa trên những ưu tiên kinh doanh chính được thiết lập giúp tạo cho nhân viên cảm giác họ làm được việc, đây là một cách khích lệ rất hiệu quả.

Thái độ làm việc là yếu tố chính dẫn tới sự thành công khi áp dụng balanced scorecard. Làm việc nhóm để đạt được mục tiêu, với phạm vi trách nhiệm và nghĩa vụ đã được xác định cụ thể và rõ ràng, những nhân tố này giúp bạn đạt được mục tiêu và cải thiện hiệu quả hoạt động. Cần thiết phải tạo ra những mục tiêu cụ thể để thúc đẩy và khích lệ nhân viên tạo ra thành tích. Có rất nhiều yếu tố góp phần vào sự thành công khi áp dụng balanced scorecard, sau đây là những yếu tố cần thiết:

Những doanh nghiệp áp dụng thành công mô hình balanced scorecard tạo ra được môi trường làm việc chú trọng vào tính hiệu quả. Là một thành viên trong quy trình đó, mỗi nhân viên cần hiểu chính xác công việc của bản thân và phải biết phối hợp làm việc với đồng nghiệp khác để đạt mục tiêu đề ra.

Tầt cả nhân viên và ban lãnh đạo công ty cần thấy được lợi ích từ quá trình đào tạo và huấn luyện để hiểu được tầm quan trọng của sự hợp tác, cởi mở, khả năng tìm hiểu cái mới và sẵn sàng cam kết thực hiện theo những tiêu chuẩn cao hơn và tạo ra thành tựu cho doanh nghiệp.

Khi mô hình vốn được xem là mơ hồ đã trở nên rõ ràng và dễ dàng thực hện, hãy tố chức các buổi huấn luyện dành cho nhân viên và đội ngũ quản lý để biến những chiến lược và tầm nhìn thành những chỉ số đo lường hiệu xuất (KPI – Key Performance Indicators).

Nghiên cứu mục tiêu của nhiều phòng ban khác nhau và mức độ thành công được xác định từ nhiều góc độ khác nhau tài chính, hiệu quả, sự hài lòng của khách hàng. Làm việc với từng phòng ban để thiết lập quy trình đo lường hiệu quả hoạt động và thiết lập những mục tiêu chung, xác định mục tiêu năng xuất của thể và chỉ số đo lường hiệu xuất.

Một khi hệ thống đã được áp dụng, hãy thường xuyên theo dõi và báo cáo cho ban quản lý vào những thời điểm đã được thống nhất. Thu thập ý kiến phản hồi từ những nhân viên tham gia vào quy trình. Từ đó bạn có môt bức tranh đầy đủ bao gồm những yếu tố đang vận hành tốt và chưa tốt cần sự đầu tư. Chắc chắn sẽ có vài trở ngại khi triển khai hệ thống lần đầu tiên, vì vậy cần dành sẵn thời gian để thực hiện những thay đổi cần thiết.

Cần đảm bảo rằng các chỉ số đánh giá hiệu quả phải bao gồm 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình kinh doanh nội bộ và học hỏi và phát triển. Các doanh nghiệp thường có cái nhìn sai lệch về một hay hai khía cạnh; cần nhớ rằng sự cân bằng là yếu tố then chốt.

Bạn cần phải quản lí được những mục tiêu của người khác vì vậy cần hiểu rằng mục tiêu chính của balanced scorecard là tạo sự cân bằng. Cần phân bổ thời gian để thu thập thông tin phản hồi và thực hiện những điều chỉnh hợp lí.

Nên dành nhiều thời gian rà xoát lại các hoạt động. Đối với nhiều người, đây là phần công việc khó nhất vì họ hay cho rằng chúng chẳng mang lại hiệu quả gì. Nhưng quá trình học hỏi và cải tiến liên tục là những nhân tố chính của phương pháp balanced scorecard.

Một khi đã quen thuộc với quy trình này, những ích lợi từ việc rà soát lại quy trình sẽ trở nên rõ ràng hơn. Khi những cơ hội học hỏi và phát triển được xác định rõ, chúng ta sẽ không cho là khoảng thời gian nêu trên là vô ích.

Cần thiết lập một hệ thống thông tin để truyền tải cho tất cả nhân viên và ban quản lý về những thay đổi đang diễn ra; hệ thống mạng nội bộ là công cụ lí tưởng cho mục đích này. Khi phát sinh vấn đề, cần phải hành động thật nhanh chóng và cảnh báo cho từng người và toàn bộ nhóm.

Cần nhớ: thông tin, kích hoạt sự thay đổi, cải thiện hiệu quả hoạt động. Nên tổ chức khen thưởng khi đạt thành tích, đây cũng là một cách để động viên tinh thần nhân viên trong suốt quá trình diễn ra sự thay đổi.

Trao quyền cho nhân viên để chia sẻ và sử dụng thông tin là nguyên lý trung tâm của phương pháp balanced scorecard. Nhưng đối với những quản lí đã quen (hay thích) việc kiểm soát mọi thứ sẽ cảm thấy sự tự do này mang lại đe dọa rất lớn cho họ. Giai đoạn này rất cần sự đào tạo, việc này sẽ giúp những nhà quản lí vận dụng hiệu quả quy trình trao quyền cho nhân viên và tạo ra những giới hạn mới giữa các hệ thống và nhiệm vụ khác nhau.

Chất lượng là nhân tố rất quan trọng góp phần vào sự thành công của phưong pháp balanced scorecard, nhưng đây là khái niệm khá phức tạp và nhiều người sẽ hiểu theo nhiều hướng khác nhau. Khi làm việc với khách hàng về một dự án, nên dành thời gian ban đầu để tìm hiểu xem cả hai phía hiểu vấn đề như thế nào trong ngữ cảnh hiện tại và cả hai bên mong đợi kết quả như thế nào. Kêu gọi khách hàng phản hồi và đưa ra những cải thiện để đạt mục tiêu về chất lượng và hiệu quả.

Nếu bạn phụ trách triển khai balanced scorecard, hãy khai thác tốt những biện pháp hiệu quả sau:

– Khi làm việc nhóm, hãy giúp nhóm có khả năng tự quản và mọi thành viên đều chia sẻ trách nhiệm với nhau;

– Hiểu rằng khi làm việc nhóm, không quan trọng lúc nào cũng phải tìm ra giải pháp cho mọi vấn đề;

– Giữ cho nhóm tập trung vào kết quả;

– Giúp cho nhóm học tập lẫn nhau;

– Giúp nhóm thấy được kết quả sẽ như thế nào và hiểu rõ cách để đạt được kết quả;

– Tập suy nghĩ một cách có chiến lược và chia sẻ kinh nghiệm khi điều đó giúp ích cho công việc trong tương lai;

– Hãy tỏ ra cương quyết;

– Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng;

– Duy trì thái độ làm việc “can-do” và sẵn sàng tiếp thu cái mới.

Nếu không có sự am hiểu và cam kết thật sự đến từ ban lãnh đạo, sẽ rất khó triển khai thành công balanced scorecard: những vấn đề nghiêm trọng sẽ phát sinh khi động lực suy giảm và những cam kết trở nên mờ nhạt.

Tương tự, nếu không có sự đồng lòng của toàn thể nhân viên thì quy trình áp dụng sẽ dậm chân tại chỗ. Cần phải thuyết phục nhân viên và quản lý về những lợi ích khi triển khai balanced scorecard và nên sẵn sàng ứng phó với những sự chống cự ngay lúc ban đầu.

Ứng dụng balanced scorecard trong hoạt động của doanh nghiệp là một công việc lớn, và cơ hội thành công sẽ cao hơn khi bạn triển khai theo từng bước và giai đoạn. Bạn có thể tiến hành thử áp dụng quy trình này trên phạm vị một nhóm hay phòng ban trước để xem phản hồi thế nào, sau đó mới tiến hành triển khai cho toàn bộ công ty.

Để triển khai balanced scorecardthành công, mọi nhân viên trong công ty cần được cập nhật thông tin một cách đầy đủ và chính xác. Ngay từ khi bắt đầu, sẽ tốt hơn nếu bạn truyền tải thông tin càng nhiều càng tốt. Cần đảm bảo mục tiêu được giải thích rõ ràng và tất cả nhân viên hiểu được vai trò của họ trong quy trình này, ý kiến phản hồi phải được thu thập khi tiến trình đang diễn ra.

Balanced Scorecard: thẻ điểm cân bằng