Họp hành – Những trường hợp hao phí thời gian

Theo nhà phát minh Thomas Edison “bận rộn không có nghĩa là vì công việc thật sự”. Thay vào đó, ông đã nói: “Mục tiêu của mọi công việc là hiệu quả hoặc hoàn thành… trông như đã làm nhưng lại chưa làm”. Cho dù là bạn đang cố gắng chế tạo ra bóng đèn hay đưa ra một chiến dịch, thì hiệu quả chính là chiến lược để đạt đến mục tiêu, chứ không phải đã bận rộn đến mức nào.

Theo Trung tâm Đào tạo và Phát triển Shirley Lee, việc không tập trung tại các buổi họp là sự lãng phí thời gian tại nơi làm việc nhất. Một nghiên cứu trên 2.000 nhà quản lý đã đưa ra kết quả: các nhà quản lý cho rằng 30% thời gian của các cuộc họp là thời gian lãng phí. Điểm mấu chốt la các cuộc họp có thể lãng phí khoảng thời gian không thể thay thế được.

Để làm việc hiệu quả, sau đây là một số lời khuyên để giữ các cuộc họp kéo dài ở mức tối thiểu:

• Yêu cầu được biết chương trình cuộc họp trước và hãy từ chối những lời mời của các cuộc họp không có chương trình. Không có chương trình, không ai có thể nắm rõ là cuộc họp dự định hoàn thành những gì. Nếu họ không xác định mục đích, thì sẽ không có cách nào để định hướng tiến đến mục tiêu.

• Luôn sẵn sàng từ chối lời mời tham dự họp. Học cách nói “không” là một trong những kỹ năng khó nhất để làm việc có hiệu quả. Phải nhận biết được những gì phù hợp với mình, tránh bị cuốn vào những gì nằm ngoài khả năng. Chỉ khi nào bạn học được cách nói không, còn không thì bạn sẽ không thể làm việc có hiệu quả được.

• Tạo nguyên tắc “không họp vào thứ sáu”. Dừng các cuộc họp diễn ra vào thứ 6 để có thời gian hoàn thành các công việc quan trọng khác. Mục đích là để có trọn một ngày làm việc hiệu quả. Cho dù là bạn đang tập trung vào các dự án, báo cáo, công việc sáng tạo, thì hãy yên tâm là bạn có cả một ngày dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác đáng để bạn bỏ thời gian ra làm.

• Tìm một giải pháp quản lý công việc thật sáng tạo nhằm làm tăng khả năng hiển thị và loại bỏ các buổi họp cần phát sinh thêm. Ví dụ, khi cần tổng hợp lại những chi tiết của một dự án, người ta thường mở một cuộc họp. Nhưng có một giải pháp quản lý công việc rất hay: hãy sắp xếp các tài liệu cụ thể, chi tiết và có thể theo dõi, tìm ra chúng tại một nơi cố định, cung cấp cho tất cả các bên có liên quan.

• Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ, không có ngoại lệ. Nếu những người tham dự cuộc họp biết rằng cho dù họ có đến đúng giờ vào lúc 4 giờ chiều, thì cuộc họp cũng sẽ chỉ bắt đầu vào lúc 4 giờ 15 phút, thì khi đó, 4 giờ 15 phút họ mới bắt đầu có mặt. Tương tự, sắp xếp thời gian kết thúc buổi họp có thể giúp cho việc giữ cuộc thảo luận theo đúng trọng tâm, không đi lạc hướng.