Các lễ nghi trong đàm phán thương mại

Trong đàm phán, ngôn ngữ, thái độ, tác phong, cử chỉ của bạn sẽ hé lộ cho đối tác rất nhiều điều về bạn. Do vậy, là sếp, bạn cần biết những thủ thuật để tránh những sai lầm không đáng có. 

Trước khi tham gia đàm phán phải xác định trước những người sẽ tham dự vào buổi đàm phán, tư cách đứng ra đàm phán với đối tác cũng như các thành phần tham gia phải có chức vụ tương đương nhau. 

Đại diện đứng ra đàm phán phải có khả năng tổng hợp tốt, trước khi đàm phán nên chuẩn bị tốt phong thái đi đứng ăn mặc của bản thân, trang phục mặc khi đàm phán phải chỉnh tề đứng đắn, trang trọng. Nếu là nam nên cạo sạch râu, nếu mặc com lê phải thắt cà vạt; nữ không nên mặc quá lộ, không nên đi dép gót cao và mảnh, trang điểm nhẹ. 

Phải làm tốt khâu chuẩn bị phòng đàm phán, trong phòng đàm phán nên đặt bàn hình ovan hoặc hình chữ nhật dài, các vị trí ngồi bên phía tay phải cửa ra vào hoặc phía đối diện cửa là những vị trí trang trọng nên dành cho khách đến tham gia đàm phán. 

Trước khi đàm phán nên có sự chuẩn bị đầy đủ và cụ thể về các trình tự các vấn đề đưa ra đàm phán, nội dung cho đến các vấn đề chính cần tập trung trong buổi đàm phán. Ngoài ra không thể thiếu được khâu vạch ra kế hoạch và mục tiêu đầy đủ, cũng như chiến lược áp dụng trong buổi đàm phán. 

Ngôn ngữ: Ấn tượng đầu tiên để lại trong lần tiếp xúc giữa hai bên là rất quan trọng, ngôn ngữ cử chỉ thể hiện rõ tinh thần hữu nghị và có thiện chí hợp tác, nên dùng phong thái nói chuyện thân thiện, nhẹ nhàng thoải mái là phong cách thích hợp nhất trong hoàn cảnh đó. 

Thái độ: Khi giới thiệu về bản thân nên đứng đắn, tự nhiên, không nên tỏ thái độ ngạo mạn. Những người được giới thiệu đến mình nên đứng dậy, bắt tay hoặc mỉm cười, lịch sự hơn có thể nói thêm: “vinh hạnh có dịp tiếp xúc”, “mong được sự quan tâm của bên quý ngài”…Khi hỏi thăm đối tác nên thể hiện rõ thái độ lịch sự bằng các câu hỏi lịch sự như “xin cho được biết quý danh của ngài là”. 

Nếu như có danh thiếp, nên đưa hai tay ra để nhận và trao đổi danh thiếp. Sau khi đã giới thiệu xong thành phần của cả hai bên, có thể lựa chọn vấn đề cả hai bên đang quan tâm để bắt đầu đàm phán. Trong thời gian chờ đợi quyết định cuối cùng nên dùng phương thức giao tiếp thiên về tình cảm, tạo nên không khí ấm áp dễ chịu, giảm bớt căng thẳng cho buổi đàm phán. 

Động tác: Các động tác và biểu lộ trạng thái trong buổi đàm phán cũng có ảnh hưởng rất lớn đến việc điều khiển và nắm bắt không khí của buổi đàm phán. Nên tập trung ánh mắt nhìn thẳng vào đối tác, ánh nhìn nên hướng đến phần giao phía trước trán giữa hai mắt hoặc nhìn thẳng chính diện, như thế sẽ khiến cho đối tác cảm thấy sự quan tâm của mình đến họ và vấn đề họ đưa ra, từ đó đánh giá rằng bạn có thái độ nghiêm túc và thành khẩn khi tham gia đàm phán. 

Tay nên hướng lên phía trên thì tốt hơn đặt xuống phía dưới, hướng đặt của tay nên tự nhiên, không nên vung tay lung tung, khiến cho đối phương có cảm giác xem thường, tránh nhất việc khoanh tay trước ngực, hành động đó là hành động thể hiện rõ nhất thái độ ngạo mạn thiếu tôn trọng đối tác. 

Khi bắt đầu đi vào đàm phán, nhiệm vụ quan trọng nhât là nắm rõ được dụng ý sâu xa của đối phương, lúc đó bạn cần chăm chú lắng nghe đối tác nói chuyện, cẩn thận quan sát các cử chỉ biểu hiện của đối phương, đồng thời tiếp nối câu chuyện của đối tác một cách hợp lý. Có như vậy bạn mới nắm được ý đồ đưa ra của đối tác, vừa có thể thể hiện cho họ thấy bạn là một người lịch sự và thái độ tôn trọng của bạn đối với họ.

Đây mới là gia đoạn đi vào các vấn đề thực chất của buổi đàm phán. Các nội dung quan trọng sẽ được đưa ra trong giai đoạn này là: báo giá, chất vấn, thương lượng, giải quyết các mâu thuẫn, xử lý các vấn đề còn đóng băng giữa hai bên. 

Báo giá: bạn phải chú ý báo giá rõ ràng, cụ thể, tránh xảy ra sai sót, giữ vững nguyên tắc báo giá lấy chữ tín làm trọng, không chơi trò lừa bịp tung hỏa mù với đối tác. Khi đàm phán, đối tác đã chấp nhận giá cả thì không nên thay đổi giá, giữ vững giá báo, ít thay đổi là một trong những điểm cần chú ý trong quá trình đàm phán. 

Chất vấn: nên làm tốt khâu chuẩn bị các câu hỏi liên quan cần đưa ra cho bên đối tác, cần phải biết chọn đúng không khí và thời điểm thích hợp để đưa ra vấn đề cần hỏi, thái độ cần phải thẳng thắn. Tránh việc chất vấn đối tác khi không khí đàm phán giữa hai bên có phần lạnh nhạt, căng thẳng. Khi dùng từ chất vấn đối tác không nên dùng ngôn ngữ đả kích hoặc hỏi dồn không nghỉ, nhằm tránh việc khiến cho đối tác phản cảm thậm chí bực mình với bạn. Nhưng với các vấn đề mang tính nguyên tắc nên tranh luận không nhượng bộ. Đối phương khi trả lời các chất vấn đưa ra không nên tuỳ ý cắt ngang lời, khi bên tham gia đàm phán đã giải đáp xong vấn đề bạn đưa ra nên thể hiện thái độ cảm ơn của mình đối với họ. 

Thương lượng: đây là phần tham khảo giá cả đưa ra, một vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích cụ thể của cả hai bên, trong giai đoạn này rất dễ xảy ra trường hợp do nóng vội mà thất lễ với phía đối tác. Chính vì thế, trong giai đoạn này bạn phải chú ý hơn nữa đến việc giữ đúng phong thái vốn có, nên giữ bình tĩnh và hoà khí, theo đuổi sự thống nhất chung giữa hai bên, có thể thể hiện sự thay đổi nhỏ trên gương mặt, nhưng khi phát ngôn dùng từ phải văn minh, lịch sự. 

Giải quyết mâu thuẫn: cần bàn đúng vấn đề, đúng việc, nhẫn nại, bình tĩnh, không nên vì hai bên phát sinh mâu thuẫn liền nổi giận đùng đùng, thậm chíđi vào việc đả kíc cá nhân hoặc đay nghiến đối phương. 

Xử lý khoảng thời gian đóng băng giữa hai bên: đây là lúc yêu cầu bên chính của buổi đàm phán phải xử lý vấn đề rất linh hoạt, có thể chuyển sang một vấn đề khác, đợi đến khi không khí dãn ra một chút tiếp tục quay lại đàm phán. Nếu quả thực vấn đề đó không còn bất kỳ lời nào để nói thì nên tìm dịp phù hợp tạm dừng buổi đàm phán, sau thời gian nghỉ ngơi tiếp tục buổi đàm phán. Bên chính trong buổi đàm phán nên chủ động đưa ra vấn đề, không nên để cho khoảng thời gian đóng băng trong buổi đàm phán trở nên quá dài.　

　 

Khi ký kết tất cả các thành viên tham gia đàm phán của cả hai bên đều phải đến tham dự, cùng vào trong phòng đàm phán, bắt tay đối tác, sau đó cùng ngồi vào vị trí của mình. Hai bên đều nên sắp xếp một trợ lý giúp sếp trong việc ký kết hợp đồng, ngoài những người đại điện đứng ra ký kết thì những cá nhân còn lại cũng cần phải xếp hàng phía sau người đại diện bên mình. 

Trợ lý giúp người đại diện ký kết hợp đồng phải có trách nhiệm giúp đỡ người ký kết lật sang các trang văn bản cần ký kết, sau khi ký xong, việc trao đổi văn bản đã ký kết sẽ do trợ lý của hai bên thực hiện, sau đó các đại diện mới ký tiếp vào văn bản đối tác đã ký xong. 

Sau khi hoàn tất khâu ký tên và đóng dấu vào văn bản, hai bên nên cùng đứng dậy, trực tiếp trao đổi văn bản ký kết cho nhau, đồng thời bắt tay, chúc mừng sự thành công của buổi đàm phán. Các thành viên khác trong đoàn đàm phán nên vỗ tay hoan nghênh nhiệt liệt để tạo ra không khí vui mứng hồ hởi khi kết thúc đàm phán.