Trong quân đội, ai cũng biết, binh sĩ sẽ được dạy các chiến thuật, dạy cách tuân thủ điều lệnh, dạy cách vượt qua giới hạn của bản thân và thậm chí được dạy cả cách dọn giường theo đúng tiêu chuẩn.
Thế nhưng có những thứ mà chúng ta ít khi tưởng tượng ra một người lính có thể làm, đó chính là ngồi trước màn hình máy tính duyệt cũng như gửi đi các email cho đối tác.
Mặc dù vậy, cũng giống như những quy định khác trong quân đội, sử dụng email tại đây cũng phải theo quy chuẩn và quân đội Mỹ có cách thức khá đặc biệt để email của họ khi gửi đi luôn được quan tâm.
Trong một cuộc phỏng vấn mới đây với HBR, một cựu binh lính thuỷ đánh bộ, ông Kabir Sehgal đã chia sẻ cách thức quản lý email trong quân đội. Theo ông ai cũng có thể dùng cách thức này, tất nhiên họ cần tuỳ biến lại để phù hợp với công việc, mục đích của mình.
Tối ưu hoá tiêu đề email gửi đi
Nếu duyệt email bạn sẽ nhận ra rằng có quá nhiều thứ diễn ra trong một cửa sổ email bé nhỏ, nó tới từ những nhãn hàng quảng cáo, các trang thông tin mà bạn gửi email để theo dõi, những đoạn email không liên quan tới bạn và vô số các email spam với nội dung kinh hoàng che phủ màn hình.
Thế nhưng theo Sehgal, những người làm trong quân đội Mỹ không bao giờ gặp phải vấn đề này. Một là vì họ có hệ thống email tốt hơn, thêm vào đó họ có cách thức tối ưu hoá tiêu đề gửi email nên những thông tin quan trọng sẽ được lọc ra rất dễ dàng.
Sehgal cho rằng: “Những người trong quân đội sử dụng từ khoá để mô tả mục đích, nội dung của email ở tiêu đề”. Ông cũng liệt kê một số từ khoá chủ yếu được sử dụng trong quân đội.
ACTION – Mục tiêu để người nhận thực hiện hành động
SIGN – Mục tiêu để xin chữ kí người nhận
INFO – Yêu cầu thông tin, không cần hành động, thông tin tuỳ thuộc vào nội dung trong email
DECISION – Yêu cầu quyết định từ người nhận
REQUEST – Xin yêu cầu hoặc chấp nhận từ người nhận
COORD – Yêu cầu sự phối hợp bởi hoặc cùng của người nhận
Điểm đặc biệt là hệ thống trên không nhất thiết phải sử dụng trong quân đội. Giả sử bạn muốn sử dụng nó với hệ thống của mình, bạn có thể tập cho mọi người thói quen dùng từ. Trong lần gửi email tới, hãy thử gửi cho người khác một đoạn email với tựa đề như trên (nhớ viết hoa hết cả cụm đầu) để xem họ có trả lời bạn nhanh hơn hay không.
Theo Sehgal, cách thức này không những giúp bạn tốn ít thời gian hơn lọc email mà về sau khi bạn muốn tìm lại thông tin, mọi thứ sẽ đơn giản hơn nhiều. Ví dụ cho cụ thể:
Tiêu đề email: YÊU CẦU – Tăng lương!
Người nhận: Sếp.
Kĩ thuật BLUF trong email
Người bình thường sử dụng rất nhiều từ lóng, viết tắt… Trong quân đội cũng vậy, khái niệm BLUF (Bottom Line Up Front) được sử dụng rất nhiều trong email. Để hiểu đơn giản, đây là kĩ thuật đưa nội dung quan trọng của email lên tiêu đề thư.
Khi sử dụng BLUF, người gửi sẽ đưa trực tiếp yêu cầu hay hành động cần thiết lên phía trên tiêu đề. Đây là điều rất quan trọng, vì trong quân đội nếu không bóc tách thông tin kịp thời đồng nghĩa với việc sẽ có người gặp nạn, gửi thông tin càng nhanh sẽ càng cứu sống được nhiều binh sĩ.
BLUF có thể được sử dụng đơn độc hoặc sử dụng với tiêu đề phụ như bên trên để người nhận hiểu rõ hơn mục đích email. Tuy nhiên, khi sử dụng BLUF thường thì các binh sĩ không đi kèm với tiêu đề phụ.
Tất nhiên, nếu bạn gửi email cho sếp với tựa đề “BLUF: Sắp Tết rồi, chúng em cần được tăng lương”, sếp sẽ cười vào mặt bạn vì chẳng hiểu bạn đang nói gì. Sehgal cho rằng đây là quy tắc trong quân đội, mỗi nơi có thể sử dụng những từ hay kí tự viết tắt khác nhau để phù hợp với văn phong cũng như mô hình làm việc. Khi mọi người đã quen với hệ thống này, việc kết nối qua email sẽ đơn giản hơn bao giờ hết.
Theo Trí Thức Trẻ
